Als Azubi ein Team-Event planen

Stelle dein Organisationstalent in der Ausbildung unter Beweis

Ein entspannter Abend mit den Kollegen beim Bowlen, gemütliches Zusammensitzen nach einem gemeinsamen Abendessen im Restaurant oder ein Tag voller lustiger Teamspiele: Team-Events sind bei vielen Mitarbeitern beliebt und finden daher in den meisten Unternehmen regelmäßig statt. Sie stärken den Teamzusammenhalt und erhöhen so die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Diese Punkte tragen alle zu einem motivierten Arbeiten bei – und das wirkt sich positiv auf den Erfolg eines Unternehmens aus.

Gruppe von Menschen halten Hände im Gemeinschaftsgefühl zusammen — Team-Events stärken den Zusammenhalt zwischen Kollegen und bringen viel Spaß. pixabay.com ©ua_Bob_Dmyt_ua

Dabei kommt es nicht selten vor, dass Auszubildende die Planung eines solchen Events übernehmen. Denn ob als Veranstaltungskaufmann/-frau, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder etwa als Management-/Direktionsassistent/in – in vielen Ausbildungsberufen gehören Organisationstalent und Strukturiertheit zum Berufsalltag dazu. Gerade zu Beginn einer Ausbildung kann eine solche Aufgabe natürlich herausfordernd sein, schließlich ist bei der Planung einiges zu beachten. Auf der anderen Seite ist es aber auch eine tolle Chance, sich zu behaupten und die eigenen Stärken unter Beweis zu stellen. Hier erfährst du, was du bei der Organisation eines Team-Events beachten solltest, damit es ein voller Erfolg wird.

1. Erkunde die Interessen deiner Teammitglieder

Was für dich die perfekte Aktivität für ein Team-Event ist, kann für deine Kollegen schlichtweg unerträglich sein. Schließlich sind Interessen verschieden. Manche stehen auf Action, andere wiederrum mögen es ganz entspannt. Finde im ersten Schritt also heraus, was deinen Teammitgliedern gefällt. Frage sie dazu nach ihren Hobbys oder informiere dich darüber, wie sie abseits der Arbeit entspannen. So kannst du erste Ideen sammeln. Je größer das Team ist, desto schwieriger ist es dabei natürlich, Aktivitäten zu finden, die allen Kollegen gefallen.

Achte dabei immer auch darauf, kein Teammitglied bei der Planung auszuschließen: Gibt es Kollegen mit körperlicher Beeinträchtigung? Dann solltest du beispielsweise keinen Ausflug in einen Kletterwalt organisieren. Grundsätzlich kannst du bei der Planung eines Events zwischen diesen Möglichkeiten abwägen:

Ihr seid begeistert von Kunst und Kultur? Dann besucht doch zusammen ein Museum oder eine Ausstellung.
Für Adrenalinjunkies bieten sich Outdoor-Abenteuer mit körperlicher Betätigung an.
Töpfern, Malen, Basteln, Bauen – werdet gemeinsam kreativ.
Feinschmecker freuen sich über kulinarische Events wie Backkurse und Kochabende.

2. Behalte Kosten und Zeitplan im Blick

Natürlich wäre es ideal, wenn du ein Team-Event einfach ohne finanzielle Vorgaben planen könntest. Doch das ist bei den wenigsten Unternehmen so. Kläre also immer folgende Rahmenbedingungen ab: Welches Budget steht dir zur Verfügung? Wie viel dürfen alle Aktivitäten höchstens kosten? Anschließend folgt die zeitliche Organisation: Bis zu welchem Datum solltest du das Event buchen? Wie strukturierst du am besten den gesamten Tag?

3. Überrasche dein Team mit dem gewissen Etwas

Zusätzlich zur Aktivität, die du planst, könntest du dir auch noch eine besondere Überraschung für deine Teammitglieder überlegen. Schließlich möchtet ihr alle gerne an das Event zurückdenken. Was wäre da besser als ein einzigartiges Erinnerungsstück? So könntest du beispielsweise einen Hoodie bedrucken lassen – etwa mit dem Logo des Unternehmens oder dem Namen eures Teams. Denn ein gemeinsames Kleidungsstück bringt nicht nur am Tag des Events großen Spaß. Es stärkt auch langfristig den Zusammenhalt zwischen deinen Kollegen und dir.

4. Tausche dich mit deinen Kollegen aus

Wie bereits erwähnt, geht es bei einem Team-Event in erster Linie darum, den Zusammenhalt unter Kollegen zu stärken. Dies muss sich jedoch nicht ausschließlich auf den Tag selbst beziehen. Es kann bereits bei den Vorbereitungen beginnen. Informiere dein Team regelmäßig über deine Planungen und zeige dich offen für Vorschläge und Kritik. Denn schon der gemeinsame Austausch und die Beteiligung deiner Kollegen wirken sich positiv auf das Wir-Gefühl untereinander aus.

5. Plane vorausschauend

Egal, wie detailliert und genau du den entscheidenden Tag durchgeplant hast: Es können immer Ereignisse eintreten, mit denen du nicht gerechnet hast. So kann etwa eine Veranstaltung im Freien bei schlechtem Wetter buchstäblich ins Wasser fallen. Das Wichtigste in solchen Situationen: Immer schön die Ruhe bewahren – und bereits während den Vorbereitungen überlegen, welche Hürden möglicherweise am Tag des Events auftreten könnten. Mit einem Plan B in der Tasche bist du für Unvorbereitetes gut gerüstet. Ein weiterer Tipp: Manche Ereignisse lassen sich einfach nicht vorhersehen. In diesen Situationen ist es wichtig, sich flexibel zu zeigen und spontan auf sie zu reagieren. Improvisation ist hier der Schlüssel, um sich anzupassen.

6. Reflektiere abschließend das Team-Event

Ist der Team-Tag gut gelaufen, fällt dir bestimmt erstmal ein Stein vom Herzen. Dafür darfst du dir auch auf die Schulter klopfen. Allerdings gibt es noch einen weiteren Schritt zu beachten: Reflektiere das Event. Was ist gut gelaufen und wo gibt es möglicherweise noch Raum für Verbesserungen? Hole dir dafür auch Rückmeldung von deinen Kollegen ein und notiere dir ihre Anmerkungen. Auf diese Weise bist du für die nächste Planung noch besser vorbereitet.