Die erste Geschäftsreise in der Ausbildung oder im Studium

Beim Einstieg in das Berufsleben ist vieles neu. Während der Ausbildung, im Studium oder im Praktikum konntest du dich schon auf einiges vorbereiten, du fühlst dich grundsätzlich sicher und weißt, was du kannst. Doch manche Herausforderungen sind besonders: Je nach Job und Betrieb steht irgendwann deine erste Geschäftsreise sogar schon während der Ausbildung oder des Studiums an. Wir geben dir einen kleinen Guide, worauf es bei der Vorbereitung für deine erste Geschäftsreise in deiner Ausbildung oder in deinem Studium ankommt.

Für eine reibungslose Anreise ist eine gute Planung unerlässlich. Vor allem dann, wenn du dich selbst um die Anreise kümmern musst. Informiere dich rechtzeitig, wie die Modalitäten in deinem Unternehmen geregelt sind.

Möglich ist die Anreise mit dem eigenen Auto oder mit einem Firmenfahrzeug, mit der Bahn oder bei weiten Strecken mit dem Flugzeug. Hier kommt es darauf an, ob du selbst die Tickets besorgst oder ob dir ein anderer Mitarbeiter das abnimmt.

Das Gleiche gilt unter Umständen für die Buchung eines Hotels. Die meisten Unternehmen haben ganz konkrete Vorgaben über den Standard und den Kostenrahmen. Wenn du jedoch in einer kleinen Firma angestellt bist und Geschäftsreisen nur selten vorkommen, müssen solche Details vorab geklärt werden.

Pünktlichkeit ist wichtig

Mit welchem Verkehrsmittel die Anreise auch stattfindet: Achte unbedingt darauf, dass du rechtzeitig ankommst. Daher gilt: rechtzeitig den Koffer packen und weitere Dinge, die mitmüssen, am Abend vorher bereitlegen. Nichts stresst mehr, als wenn du in letzter Minute nach Unterlagen suchen musst.

Unpünktlichkeit und Verspätungen sind No-Gos, die du unbedingt vermeiden solltest. Bei Bahn- und Flugreisen kann es leider gelegentlich zu Verspätungen kommen. Hier entscheiden die Wichtigkeit der Reise, die Entfernung und die Intention darüber, ob eine Anreise ausreicht, die gerade so noch pünktlich ist, wenn alles klappt, oder ob besser ein zeitlicher Puffer eingebaut wird.

Bei der Anreise mit dem Auto sind Puffer noch wichtiger, plane eventuelle Staus und sonstige Behinderungen mit ein. Falls du trotz rechtzeitigem Reiseantritt und bester Planung nicht pünktlich ankommst: Informiere auf jeden Fall die betreffenden Personen, die dich erwarten, über die Verspätung. Niemand wartet gern umsonst!

Die Mobilität vor Ort

Wichtig ist außerdem deine Mobilität, wenn du vor Ort bist. Ist der letzte Teil der Anreise organisiert, wie kommst du vom Bahnhof oder Flughafen zum Treffpunkt? Bist du auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen oder sind Taxi- beziehungsweise Uber-Fahrten im Reisebudget vorgesehen?

Sieh dir die Route genau an, mach dich mit der Strecke vertraut. Bei mehrtägigen Reisen möchtest du vermutlich auch die Umgebung kennenlernen, deshalb solltest du dich ebenfalls informieren, wie du vor Ort mobil sein kannst. Mögliche Optionen bieten der ÖPNV, Taxis, Mietwagen oder Leihfahrräder.

Anhand einer Checkliste gelingt dir eine optimale Vorbereitung für anstehende Meetings:

Stelle erforderliche Unterlagen so früh wie möglich zusammen. Idealerweise hast du alles digital dabei, speichere Dokumente und sonstige Infos zusätzlich in deiner Cloud ab. Sorge dafür, dass deine digitalen Endgeräte einsetzbar sind, und nimm Ladekabel und eine Powerbank mit.

Wenn dir ein Partner vorab Infos bereitstellt, lies dich ein, damit du genau weißt, worum es geht. Bei einem Meeting mit Geschäftspartnern solltest du dich auch über deren Unternehmen und wichtige Details informieren. Achte darauf, dass du Namen, Titel und Funktionen deiner Gesprächspartner parat hast.

Ebenso ist es sinnvoll, wenn du dich selbst dementsprechend präsentierst. Falls du vorab ein Namensschild erhalten hast, solltest du das natürlich nicht zu Hause vergessen und es während deiner Termine sichtbar tragen.

Ebenso wichtig sind Einladungen oder sonstige Legitimationen, die du eventuell für die Teilnahme an größeren Veranstaltungen oder für den Zutritt in ein fremdes Unternehmen brauchst. Für den Aufbau von Netzwerken oder die Aufrechterhaltung von neuen Kontakten ist übrigens die Visitenkarte nicht altmodisch, sondern immer noch ein bewährtes Mittel.

Du willst nicht nur pünktlich ankommen, sondern auch einen möglichst guten ersten Eindruck vermitteln? Das schaffst du mit einem sicheren, selbstbewussten Auftreten und einem angemessenen Verhalten.

Bestens informiert zu sein, ist für Meetings essenziell. Wen wirst du treffen? Handelt es sich um Personen, die in etwa auf der gleichen Hierarchiestufe stehen oder bist du mit eindeutig hochrangigen Persönlichkeiten konfrontiert? Keine Sorge, mit Höflichkeit und Freundlichkeit gewinnst du deinen Gesprächspartner oder auch mehrere Personen für dich.

Beachte die allgemeinen Höflichkeitsregeln und stelle dich vor, wenn du jemanden zum ersten Mal persönlich triffst. Verstelle dich dabei nicht, sondern sei professionell, aber authentisch.

Wie schon erwähnt, sind Infos extrem nützlich. Versuche im Vorfeld herauszufinden, ob bei dem Meeting eine eher lockere Atmosphäre herrscht oder ob du dich auf ein sehr offizielles Setting einstellen solltest. Maßgeblich ist auch, wo das Zusammentreffen stattfindet. Handelt es sich um ein Meeting in den Räumlichkeiten des Kunden oder Partners, dann wird er die Gestaltung und den Ablauf bestimmen.

Unangenehme Situationen vermeiden

Bei einem gemeinsamen Essen, mittags oder abends, kommt es darauf an, ob berufliche Dinge im Vordergrund stehen oder ob es eher um eine Intensivierung des Kennenlernens und der zukünftigen Beziehungen geht. Vertraue auf deine Intuition, aber verhalte dich immer korrekt. Vermeide zudem typische Fallstricke, die deinen Erfolg beeinträchtigen könnten:

Einige Tipps helfen dir, dass du trotz der Anspannung, die bei dir als Neuling vermutlich auftritt, nicht ins Fettnäpfchen trittst. Lass erst den oder die anderen reden, um ein Gefühl für die Situation zu bekommen. Keine Angst vor der Aufregung – du kannst dazu stehen, dass die Situation für dich neu und ungewohnt ist.

Die Stimme „ölen“

Wenn du frei reden musst, etwa bei einer Produktpräsentation oder einem Fachreferat, solltest du dir ein wenig Zeit für deine Stimme nehmen, bevor es losgeht. Dafür solltest du allein sein, vielleicht ist eine kurze Auszeit während einer Pause möglich: Tief und bewusst ein- und ausatmen, gähnen, kräftig schlucken, summen und ein paar Worte sprechen sowie etwas trinken – das bringt den Stimmapparat in Schwung. Ergänzend kannst du deine Stimme mit speziellen Übungen trainieren.

Für mehr Lockerheit sorgt außerdem eine sanfte Massage im Gesicht, von den Ohren bis zum Mund und zum Kinn, oder ein leichtes Abklopfen im oberen Brustbereich. Solche einfachen Sprech- und Stimmübungen kannst du übrigens auch zu Hause immer wieder mal machen. Die Stimme bekommt mehr Kraft und Resonanz, du fühlst dich sicherer, wenn du vor Publikum sprichst.