Ausbildung als Kaufmännische:r Assistent:in im Bereich Büro /Sekretariat

Als Kaufmännische Assistenz im Bereich Büro und Sekretariat – auch Büroassistent:in geannt – bist du für ein gut funktionierendes Büro- oder Sekretariatsmanagement verantwortlich. Du organisierst und verwaltest beispielsweise Termine, bearbeitest die ein- und ausgehende Post und erstellst Schreiben am Computer. Du unterstützt zudem verschiedene Abteilungen und Bereiche wie das mittlere Management, den Personalbereich, den Vertrieb oder den Kund:innendienst – dabei verwaltest du zum Beispiel Personalakten, hilfst bei Abrechnungen oder führst Beratungen von Kund:innen durch.

Als Büroassistent:in behältst du den Überblick über alle anfallenden Aufgaben und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass Abläufe innerhalb des Unternehmens und im Kontakt mit Kundschaft reibungslos funktionieren. Dein Arbeitsplatz befindet sich in der Regel am Schreibtisch und am Computer – entweder im Sekretariat oder in der Verwaltung. Beschäftigung findest du in Unternehmen unterschiedlichster Branchen oder im öffentlichen Dienst, also überall dort, wo organisatorisches Talent gefragt ist.

 

Eine Voraussetzung, um in diesem Beruf arbeiten zu können, ist der erfolgreiche Abschluss einer zweijährigen schulischen Ausbildung. Die Ausbildung zur Büroassistentin bzw. zum Büroassistenten findet an einer Berufsfachschule (BFS) statt. Dort wirst du in allgemeinbildenden Fächern wie Wirtschafts- und Sozialkunde oder Deutsch unterrichtet. Außerdem beschäftigst du dich im theoretischen und praktischen Unterricht unter anderem mit folgenden Fragen:

• Wie organisierst und analysierst du Arbeitsabläufe im Büro?
• Was musst du bei der Aufbereitung und Gestaltung von Texten beachten? Wie erledigst du Geschäftskorrespondenz?
• Worauf musst du bei der Kommunikation mit fremdsprachigen Geschäftspartner:innen achten?
• Wie wählst du Dienstleistungen oder Güter aus und wie beschaffst du sie? Wie planst du Projekte und führst sie durch?

Ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung sind Praktika, in denen du theoretische Inhalte umsetzt und anwendest. Als angehende Kaufmännische Assistenz absolvierst du beispielsweise Praktika in Wirtschaftsunternehmen, deren Aufbau und Organisation du kennenlernst. Am Ende deiner Ausbildung zur Kaufmännischen Assistenz im Bereich Büro und Sekretariat legst du eine Abschlussprüfung vor einem bestellten Prüfungsausschuss ab. Diese umfasst mündliche Prüfungen in den allgemeinbildenden und berufsbezogenen Fächern. Im praktischen Teil hältst du unter anderem eine Präsentation zu einem selbst erarbeiteten Thema.

Im Bereich Büro und Sekretariat liegt das Einstiegsgehalt als Kaufmännische Assistenz bei rund 2.845 Euro brutto im Monat. Mit zunehmender Berufserfahrung und abhängig von Branche, Unternehmensgröße und Region sind bis zu 4.725 Euro brutto möglich. Da es sich um eine schulische Ausbildung handelt, bekommst du während der Ausbildungszeit keine Vergütung. Mehr Informationen – auch zu Unterschieden zwischen den Bundesländern und zur Gehaltsentwicklung – findest du auf unserer Seite rund ums Gehalt.

Wenn du dich für den Beruf Sekretär:in und die dazugehörige Ausbildung interessierst, solltest du bestimmte schulische und persönliche Voraussetzungen mitbringen. Die Berufsfachschule entscheidet, wer für die Ausbildung zur Kaufmännischen Assistenz zugelassen wird. In der Regel wird ein mittlerer Schulabschluss (z. B. Realschule) vorausgesetzt. Wichtig sind außerdem gute Leistungen in Deutsch, Englisch und Mathematik, denn diese Fächer spielen auch später im Berufsalltag eine große Rolle.

Für Aufgaben im Rechnungswesen ist ein gewisses Interesse an Wirtschaftsthemen von Vorteil. Bei der Erstellung von Dokumenten sind sichere Deutschkenntnisse gefragt, und im Umgang mit Kund:innen kommt es auf eine freundliche und klare Kommunikation an. Wenn du darüber hinaus sorgfältig, selbstständig, zuverlässig und flexibel arbeitest, bringst du die idealen Voraussetzungen für die Ausbildung zur Kaufmännische Assistenz im Bereich Büro und Sekretariat mit – egal ob du später im Sekretariat, in der Verwaltung oder im Assistenzbereich arbeiten möchtest.

Als Kaufmännische Assistenz im Bereich Büro und Sekretariat hast du vielfältige Möglichkeiten, dich beruflich weiterzuentwickeln. Um fachlich auf dem neuesten Stand zu bleiben oder mehr Verantwortung zu übernehmen, stehen dir zahlreiche Weiterbildungen offen.

Du kannst dich beispielsweise in Themengebieten wie EDV-Anwendungen, Büroorganisation, Wirtschaftsenglisch oder professioneller Korrespondenz fortbilden. Eine beliebte Option für den beruflichen Aufstieg ist die Weiterbildung zum Fachwirt oder zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation. Auch die Weiterbildung zum Betriebswirt oder zur Betriebswirtin für Kommunikation und Büromanagement eröffnet dir neue Perspektiven im mittleren Management.

Wenn du über die entsprechende schulische Qualifikation verfügst, kommt auch ein Studium infrage – etwa in Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftswissenschaften. Damit sicherst du dir langfristig gute Karrierechancen und verbesserst deine Möglichkeiten auf verantwortungsvollere Positionen mit höherem Gehalt.