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Dokumente, die für dein Leben wichtig sind

Wenn du endlich auf eigenen Beinen stehst, wächst die Verantwortung, der du dich täglich gegenübersieht, enorm an. Besonders was die Bürokratie betrifft, bist du plötzlich mit deutlich mehr Dokumenten, Ausweisen, Verträgen und sonstigem Papierkram konfrontiert.

Das ist zwar bei den meisten nicht besonders beliebt, doch häufig sehr wichtig. Daher ist es eine gute Idee, einen groben Überblick über verschiedene Belege zu haben, die dich dein ganzes Leben begleiten werden.

Dabei steigt die Zahl wichtiger Dokumente im Verlauf deines Lebens und zu verschiedenen Zeitpunkten benötigst du plötzlich neue Nachweise, Papiere oder Identifikationsnummern. Wir helfen dir dabei, einen roten Faden in das Durcheinander zu bringen: Was sind die wichtigsten Dokumente und wann benötigst du diese?

Eine wachsende Sammlung wichtiger Dokumente

Im Lauf der Zeit wirst du älter und sammelst mehr und mehr Lebenserfahrungen – aber gleichermaßen auch Papiere und Dokumente, die sehr wichtig im weiteren Verlauf sind oder sein können.

Häufig sind Unterlagen und Belege zwar entweder nicht dringend nötig oder ergeben sich aus aktuellen Korrespondenzen, doch einige Papiere werden möglicherweise wiederholt relevant, in manchen Fällen sogar viele Jahre später.

Du musst diese also stets sicher aufbewahren und immer wissen wo du sie findest. Ohne viele dieser Dokumente oder persönliche Kennzahlen kann die Bürokratie leider ihre Arbeit nicht verrichten, was letztendlich zu einem großen Problem werden kann.

Während Kindheit und Jugend verwahren und verwalten deine Eltern häufig diese Papiere. Sobald du jedoch auf eigenen Beinen stehst, ist es sehr wichtig, dass du selbst einen guten Überblick über sämtliche wichtigen bürokratischen Unterlagen hast.

Daher versuchen wir es einmal mit einem ganzheitlichen Ansatz: Es folgen alle wichtigen Bescheinigungen und Dokumente, die in jeder Lebenslage essenziell sind und keinesfalls verloren gehen dürfen.

Welche Dokumente sind für dein Leben wichtig?

1.    Die Geburtsurkunde

Mit ihr fängt alles an. Hin und wieder taucht auch der Begriff Geburtsschein auf, damit ist das gleiche Dokument gemeint. In diesem Dokument sind der Name der jeweiligen Person, einige zusätzliche Daten wie Geburtsort und -datum festgehalten, aber auch Angaben zu den Eltern zu finden. Sie ist Standesamtlich unterzeichnet und gestempelt, weshalb das Original sehr wichtig ist.

Auf Wunsch lässt sich auch eine kleine Geburtsurkunde ausstellen, auf der die Angaben zum Geschlecht, den Eltern und der Religion nicht zu finden sind.

Häufig wird die Geburtsurkunde als das wichtigste Dokument in unserem Leben bezeichnet – denn ohne diese ist die Existenz einer Person von Anfang an nicht bürokratisch festgehalten, aus der Perspektive des Staates gibt es diese Person also nicht.

Trotzdem stehen die Chancen nicht schlecht, dass du deine Geburtsurkunde noch nie oder nur sehr selten bewusst in den Händen gehalten oder gebraucht hast, doch es gibt einige Situationen, in denen diese sehr wichtig ist:

  • Elterliche Amtshandlungen: Das betrifft im Prinzip nicht die eigene Geburtsurkunde, sondern die deines Kindes. Erst durch den Geburteneintrag ist es möglich, Kinder- und Elterngeld zu erhalten. Auch wer beispielsweise eine Kontoeröffnung oder eine Versicherung im Namen seines Kindes abschließen möchte, benötigt dafür die Geburtsbescheinigung. Beim Beantragen eines Reisepasses oder des ersten Personalausweises ist diese ebenfalls notwendig.
  • Hochzeit und eigene Kinder: Viele Jahre später, wenn du heiraten möchtest oder Kinder bekommst, wird sie wieder nötig. Aber keine Sorge – die ursprüngliche Geburtsurkunde ist nur eine Bestätigung des Eintrags im Geburtenregister. Diese kannst du auf dem Standesamt des Geburtsorts stets erneut beantragen – es ist also kein allzu großes Problem, wenn die Urkunde später im Leben einmal verloren gehen sollte.

2.    Der Impfpass

Impfungen sind lebenswichtig und notwendig für unsere Gesellschaft – dadurch ist es wichtig, dass sie stets auf dem neuesten Stand gehalten werden und der Verlauf dokumentiert wird. Besonders in Krankheits- oder Verletzungsfällen, bei denen bestimmte Risiken bestehen oder beim Verdacht auf bestimmte Krankheiten, müssen Ärzte möglichst schnell und zuverlässig die Information zu bestehenden Impfungen überprüfen können, denn das kann lebenswichtig sein.

Daher werden diese im Internationalen Impfausweis festgehalten. Häufig wird dieser bereits bei der Geburt, spätestens aber im Krankenhaus oder der Arztpraxis bei den ersten Impfungen des Kindes ausgestellt.

Da es sich dabei um das einzige Dokument handelt, in dem die Impfgeschichte festgehalten wird, ist es sehr wichtig, dieses immer sicher aufzubewahren.

Wenn der Impfpass verloren geht, gibt es jedoch einen Ausweg: Hausärzte dürfen diese stets neu ausstellen. Das Problem dabei ist eher der Nachtrag der vergangenen Impfungen, ohne die der Pass wertlos ist. Diese nachträglichen Belege können nur von den Ärzten durchgeführt werden, die die Impfung in ihrer eigenen Krankenakte dokumentiert haben. Es ist also wichtig zu wissen, welcher Arzt die Impfungen der letzten zehn Jahre durchgeführt hat. Impfungen, die nicht mehr belegt werden können, werden aus Sicherheitsgründen als nicht durchgeführt angenommen und im Optimalfall wiederholt.

Das alles ist nicht nur wichtig, um die Belege auf Papier zu haben, sondern in der alltäglichen Praxis wird der Impfpass häufig nötig, weshalb er bereitliegen oder mitgeführt werden sollte:

  • Hausarztbesuche: Nicht nur in der Kindheit sind regelmäßige Impfungen wichtig – daher fragen Hausärzte hin und wieder nach einer Überprüfung der bestehenden Impfungen, um diese gegebenenfalls aufzufrischen.
  • Im Ernstfall: Das klassische Beispiel ist eine Schnittverletzung bei der Arbeit. Verunreinigte Wunden können Tetanus verursachen, weshalb der Arzt im Optimalfall sofort den Stand der Impfung prüfen kann.
  • Auf Reisen: Im Urlaub oder auf Geschäftsreisen sollte der Impfpass ganz dringend mit dabei sein. Da er international gültig ist, wird er von jedem Arzt verstanden und anerkannt. Besonders in exotischen Ländern, wo häufig besondere Impfungen empfohlen werden oder verpflichtend sind, ist dies sehr wichtig.

3.    Zeugnisse: Schule, Hochschule, Weiterbildungen

Wenn es um das Berufsleben geht, ist hierzulande der schulische und professionelle Hintergrund sehr wichtig – und zumeist wird vorausgesetzt, dass man alles schwarz auf weiß hat. Ohne den entsprechenden Ausbildungsnachweis ist auf dem Lebenslauf angegebene Berufserfahrung unbedeutend.

Daher gibt es einige wichtige die Bildung betreffende Dokumente, die stets greifbar sein sollten – oder zumindest Kopien davon. Zeugnisse, Urkunden, Diplome und Zertifikate sind spätestens beim Einstieg ins Berufsleben und weiteren Bewerbungen notwendig. Etwa ab dem Erreichen der Sekundarstufe solltest du dich selbst um die Aufbewahrung kümmern.

Abschlusszeugnisse, insbesondere höherer Bildungsabschlüsse und berufsberechtigender Bildungswege, sind besonders wichtig und sollten lebenslang aufbewahrt werden:

  • Abschlusszeugnis: Haupt- und Realschulabschluss oder Abitur – im Idealfall liegen einige beglaubigte Kopien vor.
  • Ausbildungszeugnis: Die Ausbildung ist die Eintrittskarte in das Berufsleben schlechthin. Das entsprechende Zeugnis dazu ist zwar längst nicht alles, aber häufig ein erster entscheidender Faktor beim Aussortieren von Bewerbungen und im Normalfall dringend vorausgesetzt.
  • Arbeitszeugnisse und Praktikumsnachweise: Auch diese sind wichtig, nicht nur während der Karriere – auch später bei der Rentenbeantragung können sie benötigt werden um die Tätigkeit im jeweiligen Zeitraum zu bescheinigen.

4.    Der Ausweis

Vermutlich ist der Personalausweis das Dokument, das wir am häufigsten einsetzen, es gilt als alltäglicher Identitätsnachweis. Dass damit sorgfältig umgegangen werden sollte, müssen wir also niemandem sagen – dennoch gibt es einige Fragen zu klären:

  • Gibt es eine Ausweispflicht?

Ja, aber keine Mitführungspflicht. Jeder Bürger ab dem 16. Lebensjahr muss einen gültigen Ausweis besitzen, diesen jedoch nicht immer mitführen.

  • Was gilt als Ausweis?

Hierzulande gilt der Führerschein nicht als offizielles Ausweisdokument. Der Reisepass hingegen kann den Personalausweis vollständig ersetzen.

  • Was zählt im Ausland?

In der EU genügt der Personalausweis, bei jedem weiteren Grenzübertritt muss ein gültiger Reisepass vorliegen. Kinder bis 12 Jahre benötigen einen Kinderreisepass.

5.    Einkommensbescheinigungen

Nach dem Eintritt ins Berufsleben geht es mit den bürokratischen Dokumenten erst richtig los. Die bereits erwähnte Rente am Ende deiner Berufstätigkeit, aber auch die alljährlichen Steuern und bestimmte Amtsgänge erfordern, dass die entsprechenden Papiere vorgelegt werden – über ein Jahr oder gar viele Jahre danach.

Daher ist es unumgänglich, die essenziellen Dokumente bezüglich Beschäftigung, Einkünften, Steuern und Finanzen aufzubewahren, und zwar:

  • Gehaltsabrechnungen: Angestellte erhalten diese monatlich – der Papierstapel wächst also schnell an. Bei der Bestimmung des Rentenanspruchs im Ruhestand kann es hilfreich sein, wenn alte Abrechnungen vorliegen. Auch in diversen rechtlichen Angelegenheiten können diese zu Rate gezogen werden – sie aufzuheben ist also eine gute Idee.
  • Einkommensnachweis: Hierbei handelt es sich um ein anderes Dokument, das einen gesamtheitlichen Aufschluss über alle Einkünfte einer Person gibt und vor bestimmten Vertragsabschlüssen angefordert werden kann. Wie der Einkommensnachweis genau zusammengestellt ist, ist von der individuellen Situation abhängig – grundsätzlich gilt aber, dass es auch deswegen hilfreich ist, Arbeitsverträge und Bescheide über Löhne aufzuheben.
  • Steuerunterlagen: Alles, was relevant für das Finanzamt ist sollte bis zu zehn Jahre aufgehoben werden – für Unternehmer und Selbstständige ist das sogar Pflicht. Gegebenenfalls fordert das Finanzamt Nachweise aus den letzten Jahrgängen zur Überprüfung an – dann solltest du vorbereitet sein. Auch in Sonderfällen relevante Unterlagen wie etwa die Bestätigung zum Kirchenaustritt sollten zumindest für einige Zeit im Aktenschrank bleiben.

6.    Versicherungsbelege und Geldanlagen

Früher oder später sind wir alle mit einer großen Zahl an Versicherungen konfrontiert. Zu den gesetzlichen Absicherungen gesellen sich Kfz, Haftpflicht, Rechtsschutz und möglicherweise noch viele weitere hinzu – der Überblick geht schnell verloren.

Daher solltest du Verträge und Einzahlungsbelege von Sozial- und Zusatzversicherungen dringend aufheben, da es im Streit- oder Zweifelsfall wichtig ist, alle Nachweise schwarz auf weiß zu haben.

Insbesondere bei länger laufenden, wichtigen Versicherungen wie einer Lebensversicherung oder bei Aktien- und Fondsanteilen sollten möglichst alle Papiere aufbewahrt werden. Sowohl Kaufbeleg beziehungsweise Antrag und Versicherungsschein, als auch Belege der regelmäßigen Einzahlungen sind sehr wichtig.

Nicht nur eine Nummer: Die wichtigsten Zahlen

Gerne nutzen Pessimisten den Ausspruch, im System sei man nur eine Nummer und sonst nichts. Im Rahmen der Bürokratie steckt zumindest ein Fünkchen Wahrheit darin – denn ohne diverse Identifikationsnummern ist man häufig aufgeschmissen.

Viele dieser Nummern werden temporär vergeben, wie etwa Kundennummern oder die Steuernummer, von der man sogar mehrere gleichzeitig haben kann. Diese ist zwar sehr wichtig und identifiziert dich eindeutig, doch sie kann sich beispielsweise beim Umzug in das Einzugsgebiet eines anderen Finanzamtes ändern. Lebenslang gleichbleibend sind jedoch:

  • Steuer-Identifikationsnummer: Die „Steuer-Ident“ (auch: Steuer-ID oder IdentNr.) ist eine persönliche Identifikationsnummer, die natürliche Personen für das Finanzamt eindeutig identifiziert. Sie bleibt lebenslang bestehen und wird übergreifend von allen Finanzämtern genutzt. Leider wird diese (noch) nicht ausschließlich genutzt – aber bei vielen steuerlichen Vorgängen wird sie benötigt. Es ist daher von Vorteil, sie das ganze Leben hindurch griffbereit zu haben.
  • Sozialversicherungsnummer: Diese Nummer ist ein eindeutiges Personenkennzeichen, das beim ersten Eintritt in das deutsche Sozialversicherungssystem vergeben wird. Beim Antritt einer sozialversicherungspflichten Arbeitsstelle wird der Sozialversicherungsausweis ausgestellt – auf diesem kleinen Stück Papier ist die Nummer zu finden und sie gilt lebenslänglich.

Stetige Dokumentation lohnt sich!

Über die bürokratischen Kennzahlen und Unterlagen hinaus gibt es einige Aspekte, bei denen es sich lohnt, konstant Buch zu führen oder die Dokumentation zumindest hin und wieder zu aktualisieren.

Je nach der individuellen Situation können verschiedene Themen wichtig sein:

Der eigene Lebenslauf

Ist der Lebenslauf ein lebenswichtiges Dokument, das dich dein Leben lang begleitet? Wir sagen ja! Selbst, wenn gerade kein akuter Bedarf besteht, sollte möglichst immer ein Lebenslauf vorliegen, der stets aktuell gehalten wird.
So ist es wesentlich einfacher, diesen anzupassen, wenn er kurzfristig gebraucht wird. Außerdem sind so zusätzliche Informationen zu den Aufgabengebieten und Erfahrungen aktueller Beschäftigungen nicht aus der Luft oder Erinnerung gegriffen, sondern entstammen tatsächlich dem Berufsalltag.

Krankheitsgeschichte

Es kann in manchen Situationen hilfreich sein, wenn man selbst Buch über die eigene Krankheitsgeschichte führt. Wer weiß schon genau, wann man die Masern hatte oder wie lange eine bestimmte Behandlung zurückliegt?

Das können langfristig behandelnde Ärzte zwar in ihren eigenen Akten einsehen, doch beim Wechsel des Hausarztes oder beim Gang zu einem Spezialisten müssen diese erst mit eigener Zustimmung an die andere Praxis übermittelt werden. Bei einem ersten Termin ist es daher sehr praktisch, wenn du mit Sicherheit wichtige Informationen abrufen kannst.

Auslandsaufenthalte und Reisen

Wer gerne und viel reist sollte darüber nachdenken, die vergangenen Reiseziele und -zeiten, möglicherweise inklusive Belegen wie beispielsweise Flugtickets, zu dokumentieren. Beim Beantragen diverser Visa in bestimmten Ländern kann dies hilfreich sein – so muss beispielsweise manchmal die letzte Ausreise eine bestimmte Zeit her sein, bevor ein weiteres Touristenvisum ausgestellt werden kann.

 

Außerdem musst du in manchen Fällen auf vergangene Reisen in andere Länder achten, wenn du beispielsweise in die USA oder nach Israel reisen möchte. Wer nach dem 1. März 2011 in bestimmten Ländern im mittleren Osten war, muss bei der Einreise in der USA ein besonderes Visum vorweisen.

 

Ideen zum Aufbewahren

Wir haben in diesem Artikel nun viele Aspekte der Bürokratie aufgezählt und dafür plädiert, all dies stets sicher zu verwahren und Bescheid zu wissen, wo sich was genau befindet, damit immer alles griffbereit ist.

Dieser langweilige Papierkram gefällt jedoch den wenigsten, so wichtig er auch ist – daher fällt es manchen schwer, sich aktiv um eine lückenlose Organisation zu kümmern.

Gerade, wenn man plötzlich erst auf eigenen Beinen steht und sich auf einmal um sehr viele Dinge kümmern muss kann der Überblick schwierig werden. Kaufverträge, Unterlagen zu Bankkonten und so weiter, lassen ebenfalls viel Papierkram anfallen.

Wir raten daher dazu, sich hin und wieder an einem freien Tag bewusst etwas Zeit zu nehmen, um sich um die Ablage zu kümmern. Doch wichtiger als die aktive Beschäftigung mit wichtigen Dokumenten ist eine klare Ordnung und ein gutes System.

Für sehr wichtige Papiere, die auf keinen Fall verloren gehen sollten, kann es eine gute Idee sein, einen kleinen Tresor anzuschaffen. Alternativ ist ein fest verschließbarer Schrank oder eine Kommode ebenfalls ein guter Platz – zusätzlich passen dort dann auch die Ordner für die restliche Aktenablage hinein. Dann sind alle wichtigen Unterlagen stets an einem sicheren Ort.

Die Organisation der Ordner selbst ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt, damit alles möglichst schnell und einfach auffindbar einsortiert ist. Das sind die besten Tipps für eine schön geordnete, übersichtliche Ablage:

 

  • Teile und herrsche: Du wirst ohnehin mehr als einen Ordner brauchen. Vielleicht nicht sofort, aber mit der Zeit sammeln sich zusätzliche wichtige Dokumente an. Damit dann die Übersicht bewahrt bleibt, ist es von Anfang an ratsam, die Unterlagen thematisch zu sortieren und gleich auf mehrere Ordner zu verteilen. Das erleichtert im späteren Verlauf auch das Auffinden eines bestimmten Papiers. Zudem wird verhindert, dass sich die Ordner zu schnell überfüllen und zusätzliche Arbeit zum erneuten Sortieren nötig wird.
  • Sinnvoll aufteilen: In den meisten Fällen bietet sich eine thematische Sortierung an. In einen Ordner kommen Dokumente zu beruflichen Angelegenheiten, der zweite betrifft die Steuer, der dritte beinhaltet Rechnungen, Verträge und Versicherungen – und so weiter. Welche Bereiche einen eigenen Ordner benötigen und welche du zusammenlegen kannst, kannst du mit einer Vorsortierung bestimmen.
  • Zeit nehmen: Sorgfalt ist alles. Einfach schnell alles abheften und im Schrank verschwinden lassen ist zwar verlockend und spart Zeit, aber diese wirst du dann sicherlich zu einem späteren Zeitpunkt bei der verzweifelten Suche nach einem wichtigen Zettel wieder verlieren.
  • Etikettieren und beschriften: Ohne die richtige Beschriftung, Etikettierung und Markierung der Ordner und der beinhalteten Akten – im Optimalfall mit Trennblättern kategorisiert – hilft auch die beste Sortierung nichts. Sorge an dieser Stelle also vor und nimm möglichst viele sorgfältige Markierungen vor – auch für Dinge, die dir zum jetzigen Zeitpunkt noch selbstverständlich vorkommen. Optimal ist auch ein Inhaltsblatt, auf dem sämtliche wichtigen Dokumente, die sich in jedem Ordner befinden, aufgeführt sind.

Wie lange sollte ein Praktikum dauern?

Damit du wirklich etwas lernen und nach einer Einarbeitungszeit vielleicht sogar ein Verantwortung übernehmen kannst, sollte dein Praktikum mindestens drei Wochen dauern. Bei einem kürzeren Einsatz im Unternehmen wirst du nur schwer den Arbeitsalltag kennenlernen und dich im Team einbringen können. Damit du auch wirklich als Praktikant angelernt und nicht als billige Arbeitskraft ausgenutzt wirst, sollte dein Praktikum nicht länger als drei Monate dauern. Wenn du dich ein halbes Jahr als Praktikant beweisen willst, achte darauf, dass Lernelemente und -ziele im Praktikumsvertrag stehen – sie grenzen das Praktikum formal von einem gewöhnlichen Arbeitsverhältnis ab. 

Bekommen Praktikanten ein Gehalt?

In der Regel lautet die Antwort: Ja. Die Höhe des Gehalts kann allerdings von Unternehmen  zu Unternehmen stark variieren. Im Durchschnitt verdienen Praktikanten laut einer aktuellen Studie rund 950 Euro im Monat. Einen gesetzlichen Anspruch hast du allerdings nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Denn obwohl es seit ein paar Jahren den so genannten Mindestlohn gibt, gilt dieser nicht unbedingt für alle Praktikanten. Wer zum Beispiel unter 18 und ohne Ausbildung ist, im Rahmen des Studiums oder der Ausbildung ein Pflichtpraktikum absolviert oder nicht länger als drei Monate bleibt, hat keinen Anspruch auf Mindestlohn. Fair ist es, wenn dir dein Unternehmen für die Dauer des Praktikums mindestens eine Art Aufwandsentschädigung in Höhe von 400 bis 500 Euro zahlt.

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