Ausbildung als Kaufmännische/r Assistent/in im Bereich Büro/Sekretariat

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Dauer: 2 Jahre
Einstiegsgehalt: zwischen 1.500 und 2.800 Euro
Ausbildungstyp: Schulische Ausbildung
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Das machst du in der Ausbildung

  • Du bist für ein gut funktionierendes Büro- oder Sekretariatsmanagement verantwortlich.
  • Du organisierst und verwaltest beispielsweise Termine, bearbeitest die ein- und ausgehende Post und erstellst Schreiben am Computer.
  • Du unterstützt zudem verschiedene Abteilungen und Bereiche wie das mittlere Management, den Personalbereich, den Vertrieb oder den Kundendienst.
  • Du verwaltest zum Beispiel Personalakten, hilfst bei Abrechnungen oder führst Kundenberatungen durch.
  • Egal wie stressig es wird, du behältst immer den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben.

Fakten

Abschluss
Mittlerer Schulabschluss
Art der Ausbildung
Schulische Ausbildung
Verkürzung möglich?
Ja.
Einstiegsgehalt
zwischen 1.500 und 2.800 Euro
Vergütung
Als Berufsfachschüler erhältst du in der Regel kein Ausbildungsgehalt.
Ausbildungsdauer
2 Jahre

Der Beruf im Detail

Was erwartet dich in dem Job?

Als Kaufmännischer Assistent im Bereich Büro/Sekretariat bist du für ein gut funktionierendes Büro- oder Sekretariatsmanagement verantwortlich. Du organisierst und verwaltest beispielsweise Termine, bearbeitest die ein- und ausgehende Post und erstellst Schreiben am Computer. Du unterstützt zudem verschiedene Abteilungen und Bereiche wie das mittlere Management, den Personalbereich, den Vertrieb oder den Kundendienst – dabei verwaltest du zum Beispiel Personalakten, hilfst bei Abrechnungen oder führst Kundenberatungen durch. Egal wie stressig es wird, du behältst immer den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. Du sorgst mit deiner Arbeit dafür, dass die Abläufe innerhalb des Unternehmens und im Kontakt mit Kunden reibungslos funktionieren.

Deine Arbeitszeit verbringst du in erster Linie am Schreibtisch und am Computer im Büro oder Sekretariat. Eine Beschäftigung findest du in Verwaltungsabteilungen von Unternehmen verschiedener Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst.

Wie läuft die Ausbildung ab?

Eine Voraussetzung, um als Kaufmännischer Assistent im Bereich Büro/Sekretariat arbeiten zu können, ist die zweijährige schulische Ausbildung. Das bedeutet, dass die Ausbildung an einer Berufsfachschule (BFS) stattfindet. Dort wirst du in allgemeinbildenden Fächern wie Wirtschafts- und Sozialkunde oder Deutsch unterrichtet. Außerdem beschäftigst du dich im theoretischen und praktischen Unterricht zum Beispiel mit folgenden Fragen: Wie organisierst und analysierst du Arbeitsabläufe im Büro? Was musst du bei der Aufbereitung und Gestaltung von Texten beachten? Wie erledigst du Geschäftskorrespondenz? Worauf musst du bei der Kommunikation mit fremdsprachigen Geschäftspartnern achten? Wie wählst du Dienstleistungen oder Güter aus und wie beschaffst du sie? Wie planst du Projekte und führst sie durch?
Ein wichtiger Teil deiner Ausbildung sind Praktika, in denen du theoretische Inhalte umsetzt und anwendest. Als angehender Kaufmännischer Assistent im Bereich Büro/Sekretariat absolvierst du beispielsweise Praktika in Wirtschaftsunternehmen, deren Aufbau und Organisation du kennenlernst.

Am Ende deiner Ausbildung zum Kaufmännischen Assistenten im Bereich Büro/Sekretariat führt ein bestellter Prüfungsausschuss eine Abschlussprüfung durch. Du wirst mündlich in allen Fächern des allgemeinbildenden und berufsbildenden Lernbereichs geprüft. In einem praktischen Teil wird unter anderem führst du eine Präsentation durch.

Wie hoch ist das Gehalt?

Während der Ausbildung:
Anders als die Azubis im dualen System erhältst du als Berufsfachschüler meist kein Ausbildungsgehalt. An öffentlichen Schulen ist die Ausbildung an sich kostenfrei, du musst allerdings teilweise Aufnahme- und Prüfungsgebühren zahlen. Wenn deine Ausbildung an einer privaten Schule stattfindet, werden meistens Lehrgangsgebühren erhoben. Weitere Kosten können durch die Anschaffung von Lernmitteln, Berufskleidung oder die Fahrten zur Ausbildungsstätte entstehen.

Im Beruf:
Je nach Bundesland, Berufserfahrung und Zusatzqualifikation liegt das Gehalt eines Kaufmännischen Assistenten im Bereich Büro/Sekretariat zwischen 2.200 und 3.300 Euro.

Einstiegsgehalt:
In den ersten beiden Jahren nach der Ausbildung kannst du mit einem Einstiegsgehalt zwischen 1.500 und 2.800 Euro rechnen.

Was musst du mitbringen?

Die Berufsschule entscheidet, welche Bewerber zur Ausbildung zur Kaufmännischen Assistentin im Bereich Büro/Sekretariat zugelassen werden. Laut Bundesagentur für Arbeit wird normalerweise ein mittlerer Abschluss vorausgesetzt. Die fachliche und persönliche Eignung wird in der Regel anhand guter Leistungen in den Schulfächern Deutsch, Englisch und Mathematik festgestellt.

Für deine Aufgaben im Rechnungswesen ist es von Vorteil, wenn du bereits Vorwissen in Wirtschaftsthemen mitbringst. Bei der Erstellung von Dokumenten setzt du deine Deutschkenntnisse ein, während du für den Kundenkontakt gute Kommunikationsfähigkeiten benötigst. Wenn du sorgfältig, selbstständig und flexibel arbeitest, wirst du in diesem Beruf gut zurechtkommen.

Wie sind die Aufstiegschancen?

Um keine neuen Entwicklungen in deinem Arbeitsbereich zu verpassen, hast du als Kaufmännischer Assistent im Bereich Büro/Sekretariat eine große Auswahl an Weiterbildungsmöglichkeiten.

  • Beispielsweise kannst du dich in Themengebieten wie EDV-Anwendungen, Wirtschaftsenglisch oder Korrespondenz fortbilden lassen.
  • Lege alternativ eine Prüfung als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation ab, um beruflich voranzukommen.
  • Eine andere Möglichkeit für den beruflichen Aufstieg ist die Weiterbildung zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement.
  • Auch durch ein Studium kannst du dir weitere Karrierechancen erarbeiten, beispielsweise durch ein Bachelorstudium im Fach Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftswissenschaften.

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